Zuerst den Leistungsumfang festlegen
Definieren Sie, was die Versorgung leisten soll. Werden nur Kaffee und Snacks benötigt oder auch vollständige Mahlzeiten? Soll das Angebot nur während der Bürozeiten oder über mehrere Schichten verfügbar sein? Wie viele Nutzer sind tatsächlich vor Ort? Diese Angaben beeinflussen Geräte, Sortiment, Befüllung und Service. Ohne einen gemeinsamen Leistungsumfang lassen sich Angebote kaum fair vergleichen.
Unterscheiden Sie zwischen Unternehmensausgaben und Verkaufspreisen für Mitarbeiter. Je nach Vertragsmodell finanziert das Unternehmen Geräte, Infrastruktur oder einen Zuschuss, während Beschäftigte Produkte selbst bezahlen. In anderen Modellen übernimmt das Unternehmen weitere Leistungen. Fragen Sie ausdrücklich, welche Kosten bei wem anfallen und welche Annahmen der Kalkulation zugrunde liegen.
Einmalige Aufwendungen erfassen
Zur Einrichtung können Geräte, Kühlmöbel, Regale, Kasse und Möblierung gehören. Hinzu kommen je nach Standort Anschlussarbeiten, Liefer- und Montageleistungen oder eine Anpassung der Fläche. Auch die vorhandene Infrastruktur zählt: Eine bereits geeignete Fläche stellt andere Anforderungen als ein Raum, der erst umgebaut werden muss.
Bei Kauf fallen die Anschaffungskosten anders an als bei Miete oder Leasing. Lassen Sie sich trotzdem den vollständigen Einrichtungsumfang zeigen. Eine geringe anfängliche Zahlung bedeutet nicht, dass Einrichtung und Geräte kostenlos sind; sie können über laufende Entgelte finanziert werden. Beachten Sie außerdem Rückbau, Abholung und mögliche Kosten bei Vertragsende.
Die laufenden Kosten vollständig betrachten
Wiederkehrende Positionen können Geräteentgelte, Wartung, Reinigung, Befüllung, technische Betreuung und Gebühren für Bezahltechnik umfassen. Strom, Wasser und Verbrauchsmaterial werden nicht in jedem Angebot vom Anbieter getragen. Bei einer betreuten Kantine kommen andere Personal- und Küchenabläufe hinzu als bei einem Selbstbedienungsbereich.
Prüfen Sie, was „Fullservice“ im jeweiligen Vertrag bedeutet. Sind Reinigung und Nachversorgung enthalten? Welche Ersatzteile und Einsätze werden zusätzlich berechnet? Wer trägt das Risiko für nicht verkaufte Ware? Gibt es Mindestumsätze, Mindestabnahmen oder eine feste Servicepauschale? Diese Punkte können für die Gesamtkosten wichtiger sein als die Bezeichnung des Modells.
Zuschüsse und Waren getrennt ausweisen
Wenn das Unternehmen Produkte bezuschusst, sollte die Kalkulation die erwartete Nutzung und die Zuschussregel getrennt darstellen. Ein Zuschuss je tatsächlichem Kauf verhält sich anders als eine feste monatliche Zahlung. Auch kostenlose Kaffeeversorgung gehört als eigene Position in die Rechnung: Bohnen, Milchprodukte, Reinigungsmittel und Betreuung werden weiterhin benötigt.
Rechnen Sie nicht mit der gesamten Belegschaft als täglicher Käuferzahl. Anwesenheit, Homeoffice, mitgebrachte Mahlzeiten und externe Angebote beeinflussen die Nachfrage. Lassen Sie verschiedene Nutzungsszenarien darstellen und klären Sie, welche Verpflichtungen auch bei geringerer Nachfrage bestehen. Die Einordnung nach tatsächlicher Nutzung ist dafür hilfreicher als eine starre Mitarbeitergrenze.
Angebote mit einer gemeinsamen Vergleichsliste prüfen
| Bereich | Was Sie im Angebot klären sollten |
|---|---|
| Einrichtung | Geräte, Montage, Anschlüsse, Möblierung, Inbetriebnahme |
| Betrieb | Befüllung, Reinigung, Wartung, Warenkontrolle, Ansprechpartner |
| Abrechnung | Bezahlgebühren, Zuschüsse, Mindestumsätze, Umsatzverteilung |
| Vertrag | Laufzeit, Anpassung, Kündigung, Preisänderung, Rückbau |
| Ausfälle | Reaktionszeiten, Ersatzgeräte, zusätzliche Einsatzkosten |
Fordern Sie für vergleichbare Angebote denselben Betrachtungszeitraum und dieselben Nutzungsannahmen an. Dabei sollten einmalige Ausgaben und laufende Zahlungen erkennbar bleiben. Bei unterschiedlichen Laufzeiten muss auch erläutert werden, welche Nutzung nach Vertragsende möglich ist.
So entsteht eine belastbare Standortkalkulation
Eine praktische Planung beginnt mit einem einfachen Rechenmodell: einmalige Einrichtung plus laufende Zahlungen über den gewählten Zeitraum plus variable Unternehmensausgaben. Erlöse oder Beteiligungen werden nur dann gegengerechnet, wenn sie tatsächlich dem Unternehmen zustehen und nachvollziehbar angesetzt sind. Ein solches Modell ist eine Entscheidungshilfe, keine Garantie für eine bestimmte Auslastung.
Bereiten Sie Mitarbeiterzahlen je Schicht, Öffnungstage, gewünschtes Sortiment, Infrastruktur und Zuschusswünsche vor. Damit lässt sich prüfen, ob Kantine, Automaten oder Micromarket zum Budget passen. Für Kaffee sollten Sie ergänzend Kauf und Miete vergleichen. Konkrete Preise entstehen aus einem Standortangebot; erfundene Durchschnittspreise würden Ihnen hier keine verlässliche Grundlage geben.
Weiterführende Planung
Micromarket24 GmbH kann die Angaben zu Ihrem Standort aufnehmen und passende Versorgungskonzepte prüfen.
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